Digitalização de empresas
Desde a primeira empresa criada no mundo: a «Netherlands East India Company» em 1602 até o presente, quatro séculos se passaram e, obviamente, as empresas evoluíram ao longo desse tempo em direção à era digital.
A transição para a digitalização das empresas é complexa, por isso muitas delas, na atualidade, ficaram para trás, mantendo processos arcaicos na sua rotina de trabalho, por não terem a capacidade de investimento necessária para o enfrentar.
Nesta página, gostaríamos de mostrar informações relacionadas com a transformação digital e quais recomendações podemos dar para aquelas PMEs que desejam digitalizar seus centros de trabalho.
O que é digitalização de negócios?
A digitalização de empresas é o conjunto de todos os recursos tecnológicos e a correta utilização dos dados dentro de um ambiente empresarial, desta forma são criados novos processos com foco na inovação, automação e um melhor relacionamento entre trabalhadores e agentes externo.
Que soluções podemos encontrar para a digitalização de pequenas e médias empresas?
Atualmente, existe uma grande variedade de aplicativos que nos ajudam a digitalizar empresas:
- Administração na nuvem: com uma solução como esta resolvemos o problema do trabalho remoto pois temos total disponibilidade de informação de qualquer lugar e a qualquer hora.
- Assinatura eletrónica de documentos: esta assinatura tem a mesma validade jurídica que a assinatura manuscrita e garante a verificação completa do documento, garante o não repúdio na origem, tem a participação de terceiro de confiança, garante a impossibilidade de embutir a assinatura em outros documentos, com base em um certificado eletrônico reconhecido.
- Extração automática de dados: se temos a vantagem de ter uma ferramenta que nos permite extrair os dados da fatura, por exemplo, podemos despejá-los automaticamente no programa de contabilidade, da mesma forma também estaremos economizando tempo por não ter que «cortar» os dados do documento manualmente.
- Digitalização de documentos: todos os documentos que guardamos em papel podem ser digitalizados de forma totalmente lícita, o que nos permite destruí-los.
O que traz benefícios?
As empresas que digitalizaram um departamento de sua empresa ou todo o centro de trabalho desfrutam de certas vantagens em relação a outras que não o implementaram. Aqui estão alguns benefícios a serem considerados:
- Atualmente, um dos benefícios mais notórios é que podemos trabalhar telematicamente, evitando o contato entre as pessoas e facilitando tarefas tanto para nossos clientes quanto para nossos funcionários.
- Temos uma maior capacidade de monitorizar e recolher informação relevante do nosso negócio, pois os dados que escolhemos podem dar-nos informação sobre todas as áreas da nossa empresa, colaboradores, acções comerciais realizadas … graças a isso podem ser realizadas decisões pesadas ou estratégias de negócios de rastreamento.
- A comunicação entre os diferentes departamentos é mais fluída e aumentam as competências que os trabalhadores adquirem ao utilizar ferramentas digitais, isto devido ao aprendizado e preparação que obtêm antes de utilizar as aplicações.
- Todos os empresários conhecem as demandas dos consumidores pela rapidez no atendimento ao cliente, por isso as empresas que implantaram soluções de digitalização jogam com a vantagem de atender as necessidades de seus consumidores de forma mais ágil.
- É bastante comum que os funcionários cometam erros na execução de tarefas mecânicas, mas na implementação de programas que permitem automatizar tarefas como o uso de workflows, extração automática de dados … assim estaremos erradicando os erros humanos.
Qual é a chave para a digitalização de empresas?
Somos claros: a chave está nas pessoas; Se ouvirmos os colaboradores da nossa organização, saberemos quais são os nossos pontos fracos e a partir daí podemos iniciar um caminho para a digitalização da nossa empresa.
Em muitos casos, é possível que os funcionários relutem um pouco em implementar uma mudança na empresa, mas isso sempre pode ser corrigido com uma boa gestão, um scorecard simples e um treinamento altamente focado em sua função de usuário. No final do processo de aprendizagem é quando as pessoas realmente valorizam as mudanças feitas de forma positiva.