Millones de pacientes pasan cada año por un hospital, otro tanto consultan al médico de cabecera, y casi todos dejan un rastro de papeles y pruebas analíticas considerables y de gran valor.
El crecimiento de la actividad asistencial plantea a los hospitales el complejo problema: La gestión de archivos. Cómo almacenar esa ingente cantidad de papeles y datos en una gran cantidad de historias clínicas y poder compartir esa documentación con los propios pacientes o con otros centros.
En la mayoría de los casos, los hospitales se encuentran desbordados. La falta de espacio, de capacidad humana y de soporte tecnológico dificulta la gestión de archivos, justo en el momento en el que las nuevas tecnologías pueden ofrecer soluciones.
La clave reside en la digitalización de los documentos clínicos
Teniendo en cuenta el último párrafo, cada vez son más los hospitales, centros sanitarios y clínicas que deciden optar por la digitalización de documentos con la ayuda de un gestor documental, con el objetivo de agilizar y mejorar la atención al paciente, pero los beneficios de implantar un gestor documental van mucho más allá de ofrecer un acceso rápido y sencillo a la información. Incrementar la precisión en las búsquedas, reducir costes, garantizar la seguridad de acceso y en definitiva, facilitar el trabajo de los profesionales sanitarios son algunas de las ventajas que supone integrar un servicio de este tipo.
Principales utilidades de implantar una herramienta de gestión documental
Acceso limitado. Se puede consultar la documentación a cualquier hora y en cualquier lugar. Aunque en España todavía no existe una base de datos centralizada con los historiales clínicos de todos los ciudadanos, sino que la organización de archivos en las diferentes comunidades autónomas, diversos hospitales han comenzado a apostar por la digitalización de documentos clínicos para facilitar los datos de los usuarios desde el centro en el que se encuentren en cada momento.
Inmediatez y eficacia en la gestión de documentos. Además de convertir las búsquedas en un proceso ágil e instantáneo para el profesional sanitario, la digitalización de documentos permite también que varios usuarios puedan acceder al mismo tiempo, evitando esperas.
Rentabilidad del espacio físico. Una de las principales problemáticas que resuelve la gestión documental es el aprovechamiento del espacio físico donde se encuentra el archivo, que habitualmente es muy costoso.
Productividad. Cuando desaparece una amplia cantidad de documentos en papel es habitual que aumente la productividad en cualquier ámbito de trabajo. En el caso de los profesionales sanitarios, la gestión documental y por tanto la digitalización de documentos clínicos supone evitar desplazamientos o largas búsquedas, así como una recuperación de la información más eficaz.
¿Cuál es el punto más importante?
Pues no es otro que la seguridad. Cuando se trata de información sensible como esta, es todavía más importante garantizar la completa seguridad en la gestión de documentos. De hecho, los archivos originales no se eliminan una vez digitalizados, sino que se vuelven a guardar exactamente de la misma forma en la que estaban durante un período determinado.
Además, los sistemas digitales permiten crear diariamente copias de seguridad de forma automática, evitando pérdidas y ofrecen también la posibilidad de utilizar permisos exclusivos de acceso a personas autorizadas.
Si además, queremos compartir y descargar los informes de los pacientes, se puede ejecutar mediante cifrado y encriptación. Incluso ellos mismos pueden recibir un correo electrónico con la notificación de la disponibilidad de resultados en el programa de gestión documental.
En definitiva, el uso del papel siempre existirá en los hospitales más avanzados, pero lo importante no es reducirlo al máximo, sino lograr que la gestión de archivos digitales sea realmente útil y aporte valor al día a día de los pacientes y de los profesionales del sector.