¿Cada vez que realizas una consulta de un empleado o incluso quieres revisar algunos aspectos sobre una venta en concreto tienes que hacer malabares para conseguir cierta información?
Hay empresas que aun guardan una cantidad considerable de documentación en formato físico y esto lleva a la consiguiente perdida de documentos, tiempo que se dilata en la búsqueda de datos, etc… Pero tranquilo, esta situación se puede remediar con el aliado adecuado.
El aliado perfecto
Un gestor documental como DF-SERVER facilita la digitalización de expedientes en todas las áreas de trabajo de la empresa:
- Departamento comercial
- Departamento administrativo
- Departamento de RRHH
Gracias a esta herramienta conseguirás una forma de gestionar la documentación mucho más sencilla e interactiva, con muchas posibilidades y personalizable a las necesidades de cada sector.
El nuevo módulo de Expedientes te permitirá:
- Gestionar los expedientes de trabajo desde un entorno específico posibilitando la inclusión de documentos (con la consideración de obligatoriedad o no).
- Insertar índices, notas y estados del documento.
- Podrás establecer las fases del expediente (con utilización de colores que harán más visible la información y te permitirá reconocer fácilmente en qué momento de la gestión se encuentra cada expediente).
- Así mismo también te permitirá firmar los documentos.
- Renombrar por medio de cualquier dato que definas.
- Enviarlos por correo electrónico, a impresora, etc.
- Podremos establecer varias entidades y modelos para trabajar de forma estructurada y con mayor comodidad y claridad.
¿Qué beneficios conseguiremos con la digitalización de expedientes?
Con vistas a la situación que hemos descrito al principio está claro que uno de sus principales beneficios es la reducción del consumo de papel y la agilidad en los tiempos de gestión de los expedientes, pero… ¿esto es todo?
Te dejo a continuación un listado de los múltiples beneficios que podrías obtener si decides digitalizar los expedientes de tu compañía:
- Fácil seguimiento y control de estado de los expedientes.
- Definición personalizada de tipología documental asociada a cada expediente.
- Establecimiento de permisos de acceso para los diferentes usuarios.
- Indexación automática de metadatos mediante campos clave.
- Incorporación de documentos mediante drag and drop o depositándolos en una hot-folder de entrada a un proceso automático de identificación del documento y que además puede autovincularlo con otros.