La gran cantidad de documentos que años atrás se acumulaban en las estanterías de las empresas ya han pasado a la historia. Desde la llegada del gestor documental, este problema, que perjudicaba enormemente la capacidad productiva de las empresas, se ha solucionado con creces. Ahora bien, existe todavía cierto temor a implementar este tipo de gestión de archivos y digitalización de documentos, algunas veces por la inversión necesaria y otras, por la resistencia al cambio, ya que es común encontrar hoy en día metodologías de gestión de documentos totalmente tradicionales.
Por ello, vamos a enumerar las principales ventajas de la gestión documental en la empresa.
Sencillez y accesibilidad. Gracias a la organización de archivos, de una forma segura y rápida se tiene acceso a toda la información de la empresa. El acceso a la información es más rápido y el tiempo que anteriormente invertían los empleados en la búsqueda de documentos se invierte ahora en tareas más productivas para la organización.
- Mayor eficiencia y productividad en los procesos gracias a los flujos de trabajo. Con un programa de gestión de la información, se proporciona una imagen global de los procesos dentro de una empresa, que permitirá seguir las tareas incompletas o conocer aquellas que ya han finalizado.
- El tiempo de consulta y manipulación de la documentación se reduce, al igual que el espacio físico de almacenamiento. Al disponer de toda la documentación en una única base de datos, la digitalización de documentos resulta mucho más sencilla y rápida, y consecuentemente, el ahorro de tiempo empleado en las búsquedas es considerable.
- Se potencia enormemente la seguridad de toda la información de la empresa. Con un gestor documental, la información se distribuye entre los miembros de la organización e incluso se pueden establecer controles de acceso para proteger aquella documentación más delicada.
Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Gracias a la gestión documental, se puede tratar de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, se ofrece la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.
Además, la digitalización de documentos, disminuye el riesgo de pérdida de la documentación. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.
- El ahorro en la impresión de documentos, fotocopias, sobres, etiquetas…es otra de las ventajas de la gestión documental.
En conclusión, la introducción de una herramienta para la gestión de archivos que facilite la digitalización de documentos y la optimización de los procesos dentro de una organización supone una ventaja competitiva respecto a la competencia. La formación a nivel usuario de la los programas de gestión documental es sencilla, y es fácil adquirir conocimientos de su manejo, por lo que el temor a la inversión o la resistencia al cambio no debe ser un motivo que impida a las empresas dar un paso hacia adelante.