Gerenciador de documentos
Diz-se, e muito bem dito por Hobbes, que “informação é poder”, isto se extrapolarmos para o mundo dos negócios é muito poderoso, pois tudo o que sabemos contribuirá para o nosso benefício, como decisões arriscadas. podemos levar a um ambiente mais seguro, ou mesmo conhecendo o desempenho de nossos trabalhadores podemos saber quais áreas de trabalho são menos produtivas e tentar remediá-lo …
Para obter a informação, encomendá-la e que se encontre em níveis de segurança óptimos onde possamos estabelecer uma hierarquia de acesso aos dados, contamos com o auxílio de ferramentas como um gestor de documentos que facilitam a gestão de todos os documentos da nossa empresa ao mesmo tempo tempo que nos fornece informações internas para ele.
Como podemos definir gerenciamento de documentos?
Pode ser definido como o conjunto de regras que se aplicam à gestão de todos os tipos de documentos, tanto os originados internamente na empresa como os recebidos de empresas externas.
Seguindo uma série de regras básicas na gestão de documentos, devemos garantir o seguinte:
- Guarde os documentos essenciais.
- Detecte os documentos que podem ser dispensados para prosseguir com sua eliminação.
- Recuperação de documentos.
- Extração dos dados necessários.
O que é um gerenciador de documentos?
Sabemos que hoje existem muitas empresas que continuam a gerenciar todos os seus documentos e arquivos como antes, manualmente, mas isso está mudando devido aos softwares de gerenciamento de documentos.
O software de gerenciamento de documentos é um programa que ajuda empresas ou organizações a gerenciar todos os seus documentos e, portanto, podemos realizar as seguintes ações:
- Arquive toda a documentação.
- Organize-os conforme o capricho da empresa.
- Encontre aqueles que nos interessam.
- Salve-os digitalmente.
Como um sistema de gerenciamento de documentos nos ajuda?
Neste ponto, você pode se perguntar: por que devo implementar um sistema de gerenciamento de documentos na minha empresa? porque nos fornecem uma série de características que melhoram consideravelmente o processo manual:
- Aumente a produtividade: muitas das tarefas que eram repetitivas e improdutivas podem ser automatizadas sem supervisão.
- Pesquisa ágil: antes tínhamos que pesquisar milhares de A-Z por um documento ou dado específico, agora estamos a um clique de encontrar o que precisamos, graças aos metadados vinculados a cada documento.
- Amigável ao meio ambiente: ao gerenciar todos os nossos documentos em formato digital, estamos reduzindo o uso de insumos como papel, tinta, toners….
- Reduz custos: uma empresa tem custos que podem ser reduzidos ou até erradicados, como material (papel, tinta …), armazenamento (podemos armazenar milhares de documentos em suporte digital), tempos de gestão …
DF-SERVER como gerenciador de documentos
Desde o início fomos gestores de documentos e continuamos a ser, mas evoluímos e a definição exacta que se pode dar à nossa solução é a gestão de processos, pois engloba um grande número de processos que podemos realizar:
- Digitalização de notas fiscais para posterior destruição em papel (homologado pelo Fisco).
- Extração automática de dados.
- Criação de workflows para aprovação e arquivo de documentos.
- Assinatura digital respeitando o RGPD.
- Controle do status de vendas.
- Localização eficiente por tipo de documento, estado em que está localizado, número do arquivo, etc.
- Gestão de pesquisas de satisfação por meio de formulários online.
- Geração de arquivos de funcionários.
Todos estes são alguns dos processos que podemos realizar, por isso para saber mais sobre a nossa ferramenta recomendamos que nos contacte
Que preocupações as empresas têm ao investir em um gerenciador de documentos?
Investir neste tipo de aplicações é uma decisão crucial para uma empresa, por isso todas as ferramentas do mercado são sempre minuciosamente investigadas para encontrar a que melhor se adapta às suas necessidades.
Sério, quais são essas preocupações? Mostramos abaixo uma lista deles:
- Integração: é uma das partes fundamentais, o gerenciador de documentos deve estar integrado com os aplicativos que a empresa utiliza regularmente, como ERP, DMS …
- Flexível: um software de gestão de documentos tem que ser capaz de se adaptar às necessidades do cliente, oferecendo apenas o necessário. O exemplo que damos é o DF-SERVER, pois graças aos múltiplos módulos que o compõem, o cliente só contrata os mais úteis.
- Usabilidade: ao adquirirmos um serviço com estas características temos claro que a empresa deve dedicar tempo à formação do pessoal que trabalhará com a referida ferramenta, por isso é importante que a aplicação seja simples de usar, intuitiva e que não causar rejeição ao usá-lo.