Contratos de alquiler o de Arras, RGPD, recibos… toda esta cantidad de papeles y más papeles son los responsables de que las inmobiliarias tengan dolor de cabeza, provocado por acciones como la búsqueda de datos, volcado de estos a su ERP, errores humanos que se traducen en la pérdida de documentos, etc…
Las inmobiliarias cuentan con una documentación específica que solo las empresas de este sector manejan, en base a esto, debemos conocer su tipología documental para llevar a cabo una óptima digitalización de los datos que se vayan a procesar.
¿Qué datos y documentos podríamos digitalizar?
A continuación vamos a estudiar un par de peculiaridades que nos podemos encontrar en este sector:
- Todos los inmuebles que tiene, y que ha tenido la inmobiliaria, se almacenan en su aplicación con los datos de sus características, fotos, nombre del propietario (únicamente), teléfono, dirección del inmueble y correo electrónico. Eso sí, una vez que se firma ante notario la venta de un inmueble, toda esta documentación desaparece de la empresa, la única información que se conserva son los datos del inmueble.
- Cuando los comerciales realizan una venta reúnen toda la documentación:
- Título de propiedad
- Certificado energético
- Últimos recibos del IBI
- Últimos recibos de basura
- Certificado de comunidad de no deuda (en caso de que haya comunidad)
- Nota simple (registro)
NOTA: en caso de que haya deudas o hipoteca, tiene que contactar con el banco en cuestión.
- Al firmar ante notario una venta, las inmobiliarias dejan de tener la documentación del punto anterior y solo conservan los datos del inmueble en su aplicación.
La solución: un software de gestión inmobiliaria
Con vistas a encontrar una solución a toda esta problemática de documentos nace nuestro programa de gestión inmobiliaria DF-SERVER de la mano de Sotronic Innovation Technology.
Teniendo en cuenta el número de documentos que manejan, percibimos que varios de ellos son susceptibles de ser firmados, esto es el caso por ejemplo de los contratos de compra-venta o también los contratos de alquiler. Por lo tanto, desde DF-SERVER tenemos la solución para aplicar la firma electrónica de los archivos y que estos tengan una manipulación digital exclusiva. Para ello contamos con dos módulos que solucionan esta problemática:
- Remote Signature: Este módulo nos permite firmar cualquier documento desde cualquier lugar con total validez jurídica.
- DF-SIGNATURE en sus dos variantes:
- En movilidad
- Presencial
Para tener todos los documentos que cuelgan de una sola propiedad unidos y que estos no se dispersen por la oficina, nuestro software de gestión inmobiliaria ha desarrollado un módulo que permite la gestión de expedientes y de esta forma toda la documentación referente a un inmueble la podamos consultar en cuestión de segundos, además de poder firmar, grapar, aplicar avisos, etc. en la tramitación de dichos archivos.